Этот способ хорош тем, что их очень легко перемещать при необходимости и быстро находить в случае чрезвычайных ситуаций, что невозможно при использовании предыдущих методов.
Наводим порядок в бумагах: 8 идей
Как хранить важные документы или любовные письма, чтобы они не потерялись в беспорядке. Kvartblog рассказывает, как эффективно хранить документы дома.
В век файлов и интернета никто не должен задаваться вопросом: «Куда делся тот маленький синий листок бумаги?». Однако это не так. В наше время различные листки бумаги обычно имеют статус прекрасного воспоминания, которое хочется сохранить навсегда. Это могут быть корешки билетов в далекие страны, приглашение в театр или даже просто маленькая записка, которую кто-то оставил на вашем столе. Со временем количество этих бумажных «залежей» растет и растет, незаметно превращая комнату в чулан. А что делать тем, кто любит писать послания на записках Post-it и раскладывать их тут и там? Мы нашли восемь идей хранения, которые помогут вам держать все важные документы в одном месте и организовать пространство.
Папка
Шкаф для документов — первое, что приходит на ум, когда вы думаете о хранении документов, особенно если большинство из них связано с работой. Шкаф для документов практичен, поскольку позволяет расположить бумаги в определенном порядке и сортировке, а также хранить в нем бумаги разных размеров.
Шкафы для документов доступны в различных цветах и дизайнах и поэтому легко вписываются в любое офисное пространство. Они также очень вместительны и не занимают много места, поэтому являются хорошим решением, если у вас много бумаг, но нет места для их обработки.
Почему порядок так важен
Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, не все данные хранятся в электронном виде. Паспорт — самый очевидный пример физического носителя, но существуют также подписанные контракты, договоры дарения, сертификаты и завещания.
Вам необходимо найти наиболее подходящее место для всего этого. А почему? По нескольким причинам:
- Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.
- Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.
- Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.
- Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).
- Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.
Причин много, и они весомые, но порядок не возникает сам по себе только потому, что вы хотите его создать.
Как организовать хранение документов дома
Существует несколько эффективных решений: Вы можете разместить папки на полках, сложить их в просторные коробки или спрятать в запирающиеся ящики. Но первый шаг — определить, нужны ли вам все вещи, которых накопилось так много:
1. 1.
2. выбросить без особого сожаления то, что стало неважным.
3. составить каталог того, что осталось.
Вы увидите, что после второго шага вам будет гораздо легче. Вы обнаружите, что то, что было важным 10 лет назад, сейчас, грубо говоря, превратилось в хлам.
Обычно документы, которые вы храните дома, можно смело выбрасывать в мусорное ведро:
- Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.
- Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.
- Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.
- Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.
Хотя такие вещи, как контракты, могут оставаться в силе годами или служить будущим доказательством прав, как, например, письмо от судебного пристава, подтверждающее неуплату алиментов. Поэтому важно подойти к делу ответственно и тщательно продумать, от чего вы хотите избавиться.
Виды и сроки
Начать следует с изучения идей и способов организации хранения документов дома. Некоторые документы являются бессрочными, например, свидетельства о рождении, другие — временными, и от них следует избавляться без лишних слов, чтобы избежать беспорядка:
- Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
- Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
- Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
- Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
- Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
- Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
- Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.
Правила хранения
Чтобы не потерять ясность, необходимо соблюдать определенные рекомендации и порядки:
- Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
- Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
- Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
- Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.
Например, архив не следует хранить на чердаке, где существует повышенный риск пожара, в подвале, где часто бывает слишком высокая влажность, и в других подобных местах. Небрежное обращение приведет к преждевременной порче, что может вызвать серьезные проблемы.
Систематизация
Наконец, избавьтесь от бесполезных, просроченных квитанций и сертификатов. Пришло время решить, как вы будете содержать документы в порядке дома; организационные идеи просты и предполагают три подхода к организации.
Чаще всего документы организуются по категориям, которые логически вытекают из предмета документации. В данном случае существуют следующие группы: Жилье, Налоги, Медицина и другие по необходимости. Существуют отдельные категории для квитанций за коммунальные услуги и для гарантийных чеков.
Иногда целесообразно хранить личные документы каждого члена семьи персонально; документы родителей и детей хранятся отдельно. Если в семье живут животные, классификация распространяется и на них.
В некоторых случаях владельцам удобнее сортировать документы в зависимости от того, как часто они используются:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Системы хранения
Когда речь идет о хранении и порядке в доме, идеи расходятся. Ящики и полки, на которых массово свалены бумаги и приходится доставать почти все, чтобы найти нужную вещь, — обычное дело.
Есть и экзотические варианты в виде старой обувной коробки или старого складного ящика. Многие из них
- Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
- Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.
- Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
- Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.
- Доска-органайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
- Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.
